Każdy przedsiębiorca może zostać skontrolowany przez urząd skarbowy lub inne organy podatkowe. Kontrola podatkowa nie musi jednak oznaczać problemów – odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć stresu i ograniczyć ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji. W tym artykule wyjaśnimy, jak działa kontrola podatkowa, jak się do niej przygotować i jakie prawa przysługują przedsiębiorcy.

1. Jakie są rodzaje kontroli podatkowych?

Kontrole podatkowe mogą mieć różny zakres i być przeprowadzane przez różne organy. Wyróżniamy kilka ich rodzajów:

Kontrola podatkowa

Przeprowadzana przez urząd skarbowy w celu sprawdzenia, czy przedsiębiorca prawidłowo rozlicza podatki. Dotyczy m.in. VAT, CIT, PIT oraz składek ZUS.

Postępowanie podatkowe

Jeśli urząd skarbowy znajdzie nieprawidłowości, może wszcząć postępowanie podatkowe, które prowadzi do określenia wysokości zaległości podatkowych.

Kontrola celno-skarbowa

Prowadzona przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) – ma szerszy zakres niż zwykła kontrola podatkowa i może obejmować np. kwestie związane z międzynarodowym obrotem towarami.

Kontrola ZUS

Dotyczy prawidłowości naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i może skutkować koniecznością zapłaty zaległych składek.

2. Jakie prawa ma przedsiębiorca w trakcie kontroli podatkowej?

Wielu przedsiębiorców obawia się kontroli skarbowej, ale warto pamiętać, że przepisy gwarantują im pewne prawa. Oto najważniejsze z nich:

• Prawo do wcześniejszej informacji – urząd skarbowy musi zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli na co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem.

• Prawo do obecności podczas kontroli – przedsiębiorca lub jego pełnomocnik może uczestniczyć w całym procesie i odpowiadać na pytania kontrolerów.

• Prawo do odwołania – jeśli organ podatkowy wyda niekorzystną decyzję, przedsiębiorca może się od niej odwołać i wnieść zażalenie.

• Prawo do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa – kontrolerzy nie mogą ujawniać informacji o firmie osobom trzecim.

3. Jak przygotować firmę do kontroli podatkowej?

Przygotowanie do kontroli podatkowej powinno być stałym elementem zarządzania firmą. Oto kluczowe kroki, które warto podjąć:

1. Prowadź rzetelną księgowość

Najważniejszą kwestią jest prowadzenie księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego, upewnij się, że wszelkie dokumenty są poprawnie zaksięgowane, a deklaracje podatkowe składane na czas.

2. Przechowuj dokumenty przez wymagany okres

Prawo podatkowe zobowiązuje przedsiębiorców do przechowywania dokumentacji księgowej przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym dokonano rozliczenia. Dotyczy to faktur, umów, deklaracji podatkowych oraz wszelkich innych dokumentów związanych z działalnością firmy.

3. Weryfikuj kontrahentów i transakcje

Urząd skarbowy zwraca szczególną uwagę na tzw. „puste faktury” i transakcje z nieuczciwymi kontrahentami. Aby uniknąć problemów, warto sprawdzać kontrahentów w rejestrach VAT oraz archiwizować potwierdzenia przelewów i korespondencję biznesową.

4. Sprawdzaj poprawność rozliczeń VAT i PIT/CIT

Podatek VAT jest jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów. Aby uniknąć nieprawidłowości:

• upewnij się, że stosujesz właściwe stawki VAT,

• regularnie sprawdzaj, czy wszystkie faktury zakupowe i sprzedażowe są zgodne,

• kontroluj terminy płatności VAT oraz ewidencjonowanie transakcji w JPK (Jednolity Plik Kontrolny).

5. Korzystaj z pomocy doradcy podatkowego

Profesjonalny doradca podatkowy pomoże zweryfikować dokumentację i przygotować firmę do kontroli. Może również reprezentować przedsiębiorcę podczas kontroli i odwołań od decyzji organów skarbowych.

4. Jak przebiega kontrola podatkowa?

1. Zawiadomienie o kontroli

Urząd skarbowy informuje przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli. W wyjątkowych przypadkach (np. podejrzenie oszustwa podatkowego) kontrola może rozpocząć się bez wcześniejszego zawiadomienia.

2. Przebieg kontroli

Kontrolerzy skarbowi analizują dokumentację księgową, umowy, faktury oraz inne dokumenty potwierdzające rozliczenia podatkowe. Mogą zadawać pytania dotyczące transakcji i żądać dodatkowych wyjaśnień.

3. Protokół kontroli

Po zakończeniu kontroli urząd skarbowy sporządza protokół, w którym wskazuje ewentualne nieprawidłowości. Przedsiębiorca ma prawo wnieść do niego zastrzeżenia i składać dodatkowe wyjaśnienia.

4. Decyzja podatkowa i ewentualne konsekwencje

Jeśli kontrola wykryje błędy, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zapłaty zaległych podatków wraz z odsetkami. W niektórych przypadkach może zostać nałożona kara finansowa lub nawet wszczęte postępowanie karno-skarbowe.

5. Jak uniknąć problemów podczas kontroli?

• Nie panikuj – kontrola podatkowa to rutynowa procedura, która nie zawsze kończy się karami.

• Odpowiadaj zgodnie z prawdą – nie ukrywaj dokumentów ani nie składaj fałszywych oświadczeń.

• Dbaj o porządek w dokumentach – dobrze uporządkowana dokumentacja przyspieszy kontrolę i zmniejszy ryzyko błędów.

• Skonsultuj się z doradcą podatkowym – jeśli masz wątpliwości, warto skorzystać z pomocy specjalisty, który pomoże Ci przygotować się do kontroli.

Podsumowanie

Kontrola podatkowa nie musi oznaczać problemów, jeśli przedsiębiorca prowadzi rzetelną księgowość i odpowiednio zarządza dokumentacją. Kluczowe jest śledzenie zmian w przepisach, właściwe przygotowanie oraz ewentualne skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego. Regularna weryfikacja rozliczeń i porządek w dokumentach pozwalają uniknąć niepotrzebnych komplikacji i skutecznie przejść przez kontrolę podatkową.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu firmy do kontroli, skontaktuj się z doradcą podatkowym – odpowiednie doradztwo może uchronić Cię przed kosztownymi błędami i nieprzyjemnymi konsekwencjami!